Im Zuge eines Transformations- und Reorganisationsprozesses suchte die Kulturgießerei Saarburg nach Konzepten und Lösungen für die Fortentwicklung eines resilienten und nachhaltigen Besucherservices unter Entlastung der Strukturen.

Die Kulturgießerei bietet ein vielfältiges Kultur-, Bildungs- und Sozialprogramm – von Führungen durch die Glockengießerei Mabilon und Workshops über Angebote des „lebenslangen Lernens“ und die Förderung ehrenamtlichen Engagements bis hin zu Konzerten, Festen und weiteren kulturellen Veranstaltungen. Das Café Urban ist darüber hinaus ein lebendiger Treffpunkt für Menschen im Dreiländereck, auch abseits des Veranstaltungskalenders.

Die Kulturgießerei organisiert neben 200 Führungen und Workshops etwa 75 Kulturveranstaltungen und begrüßt 25.000 Besucher*innen jährlich. Viele Menschen nutzen täglich die Beratungs- und Serviceangebote des soziokulturellen Zentrums. Damit leistet die Kulturgießerei einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl und zur nachhaltigen Daseinsvorsorge im ländlichen Raum. Gleichzeitig stellt sich die Herausforderung, den Betrieb langfristig nachhaltig zu sichern und die erfolgreiche Arbeit fortzuführen. Dazu gehört die Reorganisation von über 20 Jahren gewachsenen Strukturen und Prozessen u.a. in der Bearbeitung von Anfragen und der Organisation von Vermittlungsprogrammen sowie Anpassungen im Qualitätssicherungssystem.

x:hibit wurde von der Kulturgießerei beauftragt, die Vorbereitung und Umsetzung von Maßnahmen zu begleiten, die Besucherservice und Verwaltung langfristig entlasten und so dringend benötigte Ressourcen freisetzen. Ziel sind die Einführung zeitgemäßer digitaler Tools sowie ein Reorganisationsprozess des Besucherservices.

Das Projekt startete im August 2025; der Abschluss ist für Anfang 2026 geplant. Bis dahin sollen die digitalen Tools eingeführt, die neuen Strukturen erprobt, Schulungen konzipiert und durchgeführt sowie die Ergebnisse in einem umfassenden Handbuch dokumentiert werden, um die Ergebnisse des Projekts nachhaltig weiter nutzen und fortentwickeln zu können. Die Maßnahmen werden durch Konzeption neuer Besuchermarketingmaßnahmen komplettiert werden.

Jedes Projekt unterliegt Veränderungen — gerade deshalb kombinieren wir Planungssicherheit mit Flexibilität. Wir setzen auf eine iterative Umsetzung der Leistungsbausteine: kurze, aufeinander abgestimmte Arbeitspakete, regelmäßige Abstimmungspunkte und sukzessive Releases der Lösungen. So ermöglichen wir eine zügige Umsetzung, können wechselseitige Auswirkungen einzelner Bereiche berücksichtigen und bei Bedarf schnell nachsteuern.

• Projektsteuerung und -planung:
  x:hibit koordiniert den Gesamtprozess, bündelt Teilaufgaben und übernimmt die Steuerung. Regelmäßige Jour-fixe dienen der agilen Abstimmung und ermöglichen flexible Reaktionen auf Projektentwicklungen.
• Anforderungserhebung & Workshops:
  Zur Definition komplexer Anforderungen führen wir themenspezifische und ergebnisoffene Workshops mit Stakeholder*innen durch, um die Implementierung digitaler Tools und neuer Prozesse eng an den Anforderungen der Kulturgießerei auszurichten . x:hibit übernimmt die Organisation, Vorbereitung und stellt Analysen, Best-Cases und Auswertungen zur Verfügung.
• Einführung digitaler Tools:
  Begleitend zur Reorganisation führen wir die E-Ticketing-/Buchungssoftware sowie ein Ticketing-/Anfrage- und Wissensmanagementsystem ein; die Implementierung erfolgt gestuft iterativ mit Pilotphasen und Nutzertests.
• Schulungen & Transfer:
  Bereits während der Implementierungsphasen führen wir Schulungen nach dem Train-the-Trainer-Prinzip durch — praxisnah und alltagsorientiert.
  Unsere Schulungsinhalte umfassen u. a. die Nutzung des Ticketing-/Wissensmanagementssoftware (Agents & Admins), die Bedienung der E-Ticketing- und Buchungssoftware (Admins, POS/Verkauf) sowie Feedback-/Beschwerdehandling und Deeskalation.

Entdecken Sie weitere Projekte von uns hier oder schreiben Sie uns direkt an info@xhibit.de – wir freuen uns darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen!