Beratungsprojekt CRM,
Staatliche Kunsthalle Karlsruhe

Die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe suchte nach einer Lösung, um das bislang manuell durchgeführte Adressmanagement von Besucherdaten softwaregestützt effizienter zu gestalten. x:hibit projects wurde damit beauftragt, die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe im Rahmen eines Beratungsprojektes bei der IT-Beschaffung, Implementierung und Anwendung einer Lösung zu unterstützen, die die zeitgemäßen Ansprüche an Adressmanagement und Vertriebsorientierung sowie zielgruppenorientiertes, CRM basiertes Marketing abbildet.

x:hibit projects führte eine Bedarfsermittlung- und Feststellung, Markterkundung sowie Wirtschaftlichkeitsanalyse durch und erstellte einen Anforderungskatalog für das einzuführende CRM, auf dessen Basis geeignete Systemanbieter*innen identifiziert wurden. Weiter nahm x:hibit projects das Design der Beschaffung vor, erstellte die gesamten Vergabeunterlagen und prüfte und wertete die eingegangenen Angebote. Für die Anbieterentscheidung führte x:hibit projects gemeinsam mit der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe einen Workshop durch und begleitete den Vergabeprozess bis zum Vertragsschluss. Anschließend begleitete x:hibit im Rahmen des Projektmanagements die reibungslose, zeit- und anforderungsgerechte Implementierung der ausgewählten Lösung und stellte deren erfolgreiche Anwendung, bspw. durch Interviews mit Nutzer*innen der Anwendung, sicher und dokumentierte den Anpassungsbedarf.

Staatliche Kunsthalle Karlsruhe 2013

• Projektplanung (u.a. Zeitplan, Ergebnisaufbereitung, Vor-, Nachbereitung von Workshops)
• Markterkundung
• Bedarfsermittlung- und Feststellung, Erstellung eines Anforderungskataloges sowie Priorisierung der Kriterien und Identifikation von Differenzierungsmerkmalen
• Festlegung von Systemanbieter*innen
• Erstellung, Anpassung und Abstimmung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
• Planung, Durchführung und Nachbereitung der Anbieterpräsentationen sowie Prüfung und Wertung der Angebote
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Entscheidungsworkshops zur Auftragsvergabe
• Projektmanagement und Begleitung der Implementierung
• Nachbereitung und -justierung der eingesetzten Lösung